Jakarta – Pandemi virus Covid-19 telah mengubah platform konferensi video menjadi alat penting baik untuk pekerjaan maupun komunikasi pribadi. Sudah banyak tersedia aplikasi yang bisa digunakan untuk melakukan tugas ini.
Beberapa platform dan aplikasi bisa saat ini sudah banyak digunakan perusahaan atau perorangan untuk melakukan konferensi alias berkomunikasi bersama-sama secara audio visual realtime. Seperti platform Skype, Google Hangouts, Zoom, atau Microsoft Teams.
Pemilihan aplikasi layanan ini bukanlah menjadi indikator terpenting mengingat sebagian besar layanan menyediakan fitur yang hampir serupa. Yang harus dilakukan mempersiapkan diri untuk menjadikan video conference Anda lancar.
Ada beberapa tips yang disarankan Kapersky, sebuah perusahaan global cybersecurity, agar Anda tidak melakukan kesalahan di depan atasan atau teman sejawat saat melakukan rapat online ini. Di antaranya:
1. Persiapkan dengan baik
Jangan terhubung pada detik-detik terakhir karena saat itu, bisa saja Anda menemukan kucing peliharaan sedang menggigit kabel headset atau mungkin fitur kamera yang membutuhkan pembaruan driver agar berfungsi semestinya.
Berinisiatif untuk masuk terlebih dahulu, periksa apakah semuanya berjalan dengan baik, dan jika Anda menemukan masalah, selesaikanlah sesegera mungkin agar terhindar dari rasa cemas. Jika Anda menggunakan laptop atau ponsel cerdas, tidak ada salahnya untuk memastikan bahwa baterai terisi penuh sebelum panggilan dimulai.
2. Matikan mikrofon
Ingatlah untuk mematikan mikrofon ketika Anda tidak berbicara dengan partisipan lainnya. Suara bising dari latar belakang akan membuat konsentrasi menjadi sulit, dan kolega tidak perlu mendengar si kucing tech-savvy Anda berurusan dengan kabel headset.
3. Pastikan koneksi yang baik
Terkadang kita melupakan berapa banyak perangkat rumah yang terhubung ke internet, dan tentunya memakan bandwidth. Kemudian Anda terkejut ketika suara menjadi kacau dan gambar berubah menjadi kabut pixel di saat-saat penting, seperti saat melakukan presentasi.
Sebelum memulai konferensi video penting, pastikan untuk memberhentikan pesaing bandwidth dari jaringan Anda. Tablet anak Anda yang mengalirkan kartun dalam format 4K, pembaruan Windows, dan unduhan permainan dapat menunggu hingga panggilan pada konferensi berakhir. Koneksi pada kabel Ethernet biasanya memiliki kecepatan yang melebihi Wi-Fi – terutama jika Anda dipisahkan dari router oleh beberapa dinding beton.
4. Cari tahu pengaturan dan fitur
Jika tidak terbiasa dengan aplikasi yang akan digunakan untuk panggilan, dan Anda harus mengatur konferensi, luangkan waktu untuk mempelajari pengaturan aplikasi. Dalam Zoom, misalnya, pengaturan default memungkinkan para partisipan untuk berbagi layar mereka tanpa izin sebelumnya dari penyelenggara.
5. Tampil rapi
Lingkungan rumah yang santai mungkin bernuansa jauh lebih menyenangkan, namun Anda harus selalu memperhatikan situasi. Saat konferensi video, pastikan Anda mengenakan pakaian yang layak (begitupun pada bagian bawah badan, untuk berjaga-jaga). Tidak berbaring di sofa selama pertemuan serius, dan jangan bermain gim di latar belakang atau memetik gitar Anda dengan pelan saat rekan kerja berbicara. Untuk bermain aman, cukup berperilaku dan berpenampilan seperti yang Anda lakukan saat pertemuan tatap muka.
Teknologi modern dapat membantu: Beberapa layanan konferensi video memungkinkan Anda menyembunyikan area yang kurang sedap dipandang dan menggantinya dengan latar belakang virtual. Sebagai contoh, Skype dan Tim dapat mengaburkan latar belakang, dan Zoom bahkan dapat membuat latar belakang luar biasa berupa air terjun, gletser, hingga aurora borealis.
Namun ada dua hal yang penting untuk dipertimbangkan: (a) latar belakang virtual dapat berdampak pada kecepatan, terutama jika komputer Anda tidak terlalu kuat, dan (b) teknologi memiliki batasan tentunya, hasilnya mungkin akan terlihat sedikit tidak biasa. Jadi, saran kami adalah bereksperimen dengan berbagai pengaturan dan opsi, dan bukan dua menit sebelum panggilan dimulai, tetapi satu jam atau bahkan sehari sebelumnya. Sehingga tips diatas akan membantu Anda menghadapi konferensi video dengan baik dan menghindari diri menghadapi kondisi yang tidak diinginkan. [Zin]
